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Ministère de
l’Economie et N° 00519/MEF/DGF/DB4
Des Finances Dakar, le 17 janvier 2005
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Le Ministre de
l’Economie et des Finances
A
Objet : mise en place des
crédits et exécution du budget
de l’Etat au titre de la gestion
2005.
La loi de finances de l’année
2005 votée par l’Assemblée Nationale en sa séance du 11 décembre
Ces deux conditions essentielles ayant été remplies,
le budget de l’Etat au titre de la gestion 2005, marqué par le sceau de
l’innovation, peut être valablement exécuté.
En vue du démarrage de cette
nouvelle gestion, je vous communique ci-après, les indications qui pourraient
faciliter l’exécution du budget, voire assurer une meilleure gestion des
crédits.
I.- DEMARRAGE DE
1.1.-Mise en place des crédits
La mise en place des crédits a
été effectuée dans le cadre du logiciel dénommé Système Intégré de Gestion des
Finances Publiques (SIGFIP). Ce nouveau
logiciel qui a remplacé le logiciel de gestion de la dépense (GESDEP) prend en
compte tout le processus budgétaire, de la préparation à l’exécution.
L’automatisation de cette phase permet le démarrage de l’exécution du budget
dès le mois de janvier de l’année.
1.2
–Délégations de crédits
L’automatisation des
délégations semestrielles de crédits entamée depuis la gestion 2002 avec la
mise en application du logiciel de gestion de la dépense va se poursuivre avec
le SIGFIP qui offre beaucoup plus de possibilités. Les délégations ponctuelles
se feront comme d’habitude à la demande des Ministères et seront traitées selon
leur ordre d’arrivée.
Néanmoins, je rappelle aux
Contrôleurs Régionaux des Finances qu’ils doivent faire parvenir à
Par ailleurs, d’une manière
générale, conformément à ma circulaire
n° 8298/MEF/DGF/DB/DDI du 15 octobre 2004 relative à la clôture de la
gestion 2004, pour ce qui concerne les services ayant bénéficié en cours
d’année de procédures exceptionnelles d’exécution de dépenses, aucun engagement
nouveau ne sera accepté avant la régularisation préalable et intégrale desdites
dépenses.
II. CONDITIONS ET
MODALITES DE NOMINATION DES ADMINISTRATEURS DE CREDITS ET DES
COMPTABLES-MATIERES
Les Ministres sont
administrateurs des crédits qui leur sont affectés par la loi de finances. A ce
titre, ils exercent les attributions qui s’attachent à ces fonctions qu’ils
peuvent tout de même déléguer, par arrêté, à un fonctionnaire de la hiérarchie
A ou B.
Pour cette dernière
éventualité, la nomination d’un, voire de deux suppléants, constitue une
précaution non négligeable dont l’intérêt se vérifie en cas d’empêchement ou
d’absence de l’administrateur de crédits titulaire. Les personnes déléguées dans les fonctions
d’administrateurs de crédits devront déposer la copie de leur acte de
nomination avant d’apposer leur signature sur les fiches réservées à cet
effet ; le spécimen ainsi recueilli devra permettre aux services de
contrôle de s’entourer de toutes les garanties car il est enregistré dans le
SIGFIP.
Les comptables - matières
sont responsables des magasins d’approvisionnement et des écritures des
mouvements d’entrées et de sorties. Leur nomination, sur proposition de leur
Ministre de tutelle, relève de la compétence du Ministre de l’Economie et des
Finances. La pratique qui consiste à les faire nommer, même à titre provisoire,
par des personnes non habilitées, doit être abandonnée.
La loi organique n° 2001-09
du 15 octobre 2001 relative aux lois de finances dispose en son article 2
alinéa 3 que la loi détermine les sanctions applicables à toute personne qui
aurait irrégulièrement engagé les finances publiques et les conditions dans
lesquelles les fonctionnaires et agents de l’Etat sont, indépendamment le cas
échéant des sanctions disciplinaires et pénales encourues, rendus
pécuniairement responsables des irrégularités commises.
En application de l’article
19 de la loi de finances de l’année 2005, tout acte de dépense qui engage les
finances d’une personne morale de droit public est subordonné à l’existence de
crédits suffisants et au respect des règles organisant les dépenses publiques
que sont : l’engagement, le contrôle, la certification du service fait, la
confirmation de sa régularité et de sa prise en charge par l’ordonnateur, la
liquidation, l’ordonnancement et le paiement.
Tout contrat conclu en
violation de ces obligations est nul et de nullité absolue.
De même, conformément à
l’article 19 de la loi n° 2004-39 du 28 décembre 2004 portant loi de finances
de l’année 2005 (alinéa 3), les dispositions du code des obligations de
l’Administration relatives à la compensation financière (article 45) pour des
livraisons de biens ou de services ne s’appliquent qu’aux travaux d’un montant
inférieur ou égal à cinquante millions (50.000.000) de francs ou aux travaux
dont les marchés, quel que soit le montant,sont approuvés par le Ministre
chargé des Finances.
Le principe de l’engagement
préalable doit être respecté.
En effet, aucune dépense, quelle que
soit l’autorité qui la propose à l’engagement, ne peut recevoir un début
d’exécution sans que le créancier éventuel de l’Etat ait reçu la confirmation
de sa régularité et de sa prise en charge dans la comptabilité de
l’ordonnateur. La demande de mise en règlement immédiat ne peut être utilisée
que dans les cas où l’obligation mise à la charge de l’Etat n’a pas pour
contrepartie une prestation de service ou une fourniture.
Toutes les lignes budgétaires,
à l’exception de celles concernant les dépenses permanentes (eau, électricité,
téléphone, télex) et les crédits évaluatifs, sont soumises au contrôle du
rythme de consommation. En fonction de la conjoncture, une modulation des
dépenses pouvant concerner même les caisses d’avances, peut également être
instaurée pour régler des dépenses d’intérêt national.
Conformément aux dispositions
de l’article 2 du décret n° 2003-657 du 14 août 2003 les régies de recettes et
les régies d’avances sont créées par arrêté du Ministre chargé des Finances.
Toutefois, dans les limites
et conditions fixées par l’arrêté n° 008447/MEF/DGCPT/DCP
du 04 décembre 2003 du Ministre chargé des Finances parmi lesquelles l’avis
conforme du comptable assignataire, les Gouverneurs de région sont habilités à
instituer des régies de recettes et des régies d’avances auprès des services
relevant de leur circonscription administrative.
L’article 3 du décret sus-mentionné
dispose que le régisseur est nommé par décision du Ministre chargé des
Finances sur proposition du Ministre
auprès duquel la régie est constituée.
Je voudrais rappeler par
ailleurs que la création de régies d’avances ne se justifie que parce qu’elle
permet de faciliter le règlement de menues dépenses et d’accélérer celui des
dépenses urgentes. A ce titre, leur existence n’exclut pas la possibilité
d’exécuter les dépenses éligibles, suivant la procédure normale.
3.1 Dépenses de personnel
Sur la base des états de
solde du mois de décembre 2004, les
Directeurs et Chefs de Services de l’Administration Générale et de l’Equipement
doivent élaborer par section, titre, chapitre, article et paragraphe, l’état
certifié exact des effectifs présents dans leur département à la date du 1er
janvier 2005.
L’état des effectifs présents
donnera lieu à l’établissement d’une liste nominative selon le modèle joint en
annexe.
Cette liste accompagnée de
toutes les pièces justificatives relatives aux mouvements du personnel doit
être déposée auprès du Contrôleur des Opérations Financières ou directement au
Bureau du courrier de
L’état des effectifs devra
faire ressortir, outre le personnel présent, la situation des agents en
position de stage dûment autorisé. Les agents en situation irrégulière doivent
être signalés.
S’agissant des dossiers de renouvellement
d’indemnités kilométriques, ils doivent être déposés au plus tard le 31 mars
2005. Passé ce délai, les demandes de renouvellement ne seront prises en compte
qu’à compter de la date de réception, ce qui veut dire qu’elles ne peuvent pas
ouvrir droit à un rappel.
En ce qui concerne les
demandes nouvelles, le mandatement de l’indemnité ne prend en compte que la
date de l’autorisation accordée à la suite de l’avis favorable de la commission
ad hoc.
A cet effet, je vous prie de
bien vouloir vous conformer aux dispositions de l’instruction présidentielle n°
19/PR/SG/IGE du 16 juillet 1984 portant application du décret n° 80-780 du 28
juillet 1980 modifié, réglementant l’attribution et l’utilisation de véhicules
administratifs et fixant les conditions dans lesquelles des indemnités
compensatrices peuvent être allouées à certains utilisateurs de véhicules
personnels pour les besoins du service.
Conformément au décret n°
79-208 du 3 mars 1979 modifié, les catégories d’emplois dont les titulaires
peuvent être autorisés à effectuer des travaux supplémentaires rémunérés par
des indemnités horaires sont déterminées pour chaque gestion budgétaire et
suivant les besoins des différents services par des décisions conjointes du
Ministre intéressé et du Ministre chargé des Finances. Le paiement est effectué
dans la limite des crédits ouverts. Aucun dépassement ne sera accepté.
3.2 Dépenses de matériel
3.2.1 Reprises en engagement sur les
crédits de l’année 2005
L’article 173 du décret n°
2003-101 du 13 mars 2003 portant règlement sur la comptabilité publique de
l’Etat dispose que : « les engagements dont l’exécution n’est pas
intervenue au 31 décembre, dont l’ordonnancement n’a pas été effectué dans les
délais de prise en compte ou dont les mandats ont été émis en dehors de la
période complémentaire fixée pour la clôture, sont repris en engagement sur les
crédits du budget de l’année suivante. »
La liste de ces engagements,
établie le cas échéant après réévaluation par les administrateurs de crédits,
doit être visée par le Directeur du Budget avant exploitation au niveau du
SIGFIP.
Cette disposition
particulière doit inciter les administrateurs de crédits à assurer un bon suivi
des opérations de fin de gestion et éviter d’avoir l’impression d’une
diminution de leurs crédits. Elle ne concerne pas les opérations effectuées en
violation de l’article 19 de la loi de finances de 2005, c’est à dire celles
qui n’ont pas respecté les règles organisant les dépenses publiques.
3.2.2. Marchés de routine (fournitures
de bureau, denrées alimentaires etc.)
Le décret n° 2002-550 du 30
mai 2002 portant code des marchés publics qui abroge le décret n° 82-690 du 7
septembre
En application du nouveau
décret sur les marchés publics, il est obligatoirement passé un marché lorsque
la valeur des besoins annuels égale ou excède quinze millions (15.000.000) de
francs pour les fournitures et vingt cinq millions (25.000.000) de francs pour
les travaux ou les prestations de services.
En ce qui concerne les
services de l’Etat, les collectivités locales et les établissements publics, si
le montant des besoins est inférieur à ces seuils mais supérieur à trois
millions (3.000.000), il est fait recours à la procédure de demande de
renseignements et de prix et par toute forme de publicité appropriée. Pour les
sociétés nationales et les sociétés anonymes à participation publique
majoritaire, le seuil est fixé à trente millions (30.000.000) de francs.
Les principales innovations
introduites par le nouveau code sont la co-traitance, la consultation
collective et le nantissement.
En son article 41, il
reconnaît le droit de soumissionner en groupement. Les entreprises peuvent se
constituer en groupement conjoint ou solidaire et désigner un mandataire pour
les représenter. Lorsque le marché est divisé en lots ou tranches, assignés à
chacun des membres du groupement, ceux-ci sont solidairement responsables de
l’exécution de la totalité du marché. Lorsque le marché est divisé en lots ou tranches,
assignés à chacun des membres du groupement, ceux-ci peuvent n’être
responsables que de l’exécution de leurs tranches ou lots.
En outre, des innovations
apparaissent en matière de règlement des litiges, de contrôle et de sanctions à
la suite de la passation ou de l’exécution des marchés.
Les litiges sont réglés
soit par la voie amiable soit par le recours juridictionnel.
En vertu de l’article 15
du code, le contrôle des marchés publics est désormais exercé par
En ce qui concerne les
sanctions, les agents publics coupables de fautes (tentative de procurer un
bénéfice indu à un cocontractant, insuffisance de publicité, défaut d’appel à
la concurrence) sont passibles de sanctions prévues par la loi portant création
de
Par ailleurs, l’article 2
du décret n° 2003 -701 du 26 septembre 2003 portant modification du décret n°
2002-550 du 30 mai 2002 portant code des marchés publics, dispose que les
achats de carburant ne sont pas soumis à la procédure de passation de marché.
Cette disposition a été réintroduite à cause de l’uniformisation du prix du
carburant au détail mais aussi pour éviter une perte de temps que justifie la
longueur de la procédure de passation de marché.
Enfin l’article 205
nouveau du décret n° 2003-701 du 26 septembre 2003 introduit des innovations
concernant l’autorité habilitée à approuver les marchés de travaux, de
fournitures ou de services de l’Etat, selon l’avis de
- Ministre chargé des
Finances s’ils ont fait l’objet d’un avis défavorable de
- Ministre chargé des Finances lorsqu’ils ont
reçu l’avis favorable de
-Ministre dépensier lorsqu’ils font l’objet
d’un avis favorable de
- Gouverneur de
région lorsqu’ils ont reçu l’avis favorable de
3.2.3. Dépenses permanentes (eau,
électricité, téléphone, télex)
L’engagement des dépenses
permanentes doit être fait, en priorité, dès le début de la gestion. Ce genre
d’engagement est dispensé du contrôle du rythme de consommation.
3.2.3.a- services régionaux (en
dehors de Dakar)
Pour éviter la
constitution de stocks d’arriérés préjudiciables aussi bien aux
concessionnaires qu’aux services, les crédits de dépenses permanentes sont
depuis la gestion 2003 délégués aux Contrôleurs Régionaux des Finances qui
doivent les engager régulièrement et en priorité. Cette obligation permet de
lutter contre les engagements tardifs et les insuffisances de crédits.
En ce qui concerne les
Préfectures ou les Sous-Préfectures qui ne disposeraient pas de courant continu
ou de réseau d’adduction d’eau raccordé à celui de
Les bons de commande
relatifs à des dépenses de cette nature devront être accompagnés d’un
certificat administratif du Chef de la circonscription administrative attestant
que
3.2.3.b-services centraux
La gestion des crédits d’eau relève de
Dans le cadre de
l’assainissement des relations financières entre l’Etat et ces sociétés, les
administrations défaillantes pourraient voir leur fonctionnement gêné par les
mesures coercitives que celles-ci pourraient être appelées à prendre puisque
liées elles aussi à des contraintes de bons résultats.
3.2.3.c -Postes diplomatiques
La progression régulière
des moyens mis à la disposition du Ministère des Affaires Etrangères en général
et des postes diplomatiques en particulier doit favoriser une bonne gestion des
crédits. A cet effet, je rappelle aux Chefs de missions diplomatiques qu’il
n’existe aucune solidarité entre les lignes budgétaires. A défaut de virements
de crédits, le budget doit être exécuté tel qu’il est voté par l’Assemblée
Nationale.
Par ailleurs, les
demandes de virements de crédits doivent être détaillées pour éviter des
difficultés lors de l’exécution du budget en ce qui concerne l’imputation des
dépenses ; le montant des crédits à prélever doit correspondre au montant
des crédits à réallouer en vue d’assurer l’équilibre des actes de virements de
crédits ; dans cet ordre d’idées, la collaboration avec les Agents
comptables doit être plus poussée ; enfin ces demandes doivent constituer
une exception puisque la plupart des réaménagements de crédits effectués durant
la gestion 2004 ont été consolidés pour l’année 2005.
3.2.4 Imputation des achats de matériel
et de mobilier de bureau, de véhicules
Le matériel et le mobilier de bureau ne doivent être achetés que sur les
crédits de dépenses communes gérés par le Ministère de l’Economie et des
Finances (Direction du Matériel et du Transit Administratif).
Les grosses réparations
effectuées sur les bâtiments administratifs ne doivent être réglées que sur les
crédits gérés par
L’achat de moquette ne
devra pas se faire sans l’autorisation du Ministre de l’Economie et des
Finances.
Les Ministères désireux
d’acquérir des véhicules devront faire procéder à des virements de crédits au
profit de
3.2.5. -Engagement des autres dépenses
de matériel
Le règlement d’arriérés n’est
pas permis par respect au principe du
paiement au comptant en ce qui concerne les régies d’avances. Ces régies ne
dérogent pas au principe de la concurrence. Le défaut de compte d’emploi des
avances consenties lors de la gestion précédente empêche le renouvellement au
titre de la gestion 2005. Compte tenu de l’application de la nouvelle
nomenclature budgétaire, l’imputation des dépenses sur plusieurs lignes est
tolérée à condition que les rubriques concernées figurent sur l’acte de
création.
Je rappelle qu’en
application de l’article 9 du décret n° 2003-657 du 14 août 2003 relatif aux
régies de recettes et aux régies d’avances de l’Etat, le montant maximum des
dépenses de matériel, de travaux d’entretien et de transfert payables par
l’intermédiaire d’un régisseur d’avances est fixé à 200.000 francs CFA par
opération par l’arrêté 8446/MEF/DGCPT/DCP du 04 décembre 2003 ; toutefois
ce montant est ramené à 50.000 francs CFA dans les régions autres que Dakar par
l’arrêté n° 8447/MEF/DGCPT/DCP du 04 décembre 2003 habilitant les Gouverneurs
de région à instituer des régies.
Les dossiers de règlement
de frais d’hôtel ou de restauration doivent être accompagnés de bons de commande
(d’hébergement ou de restauration), de l’état des rationnaires, conformément à
la circulaire n° 9/MEF du 17 janvier 1968 ou d’un certificat administratif en
tenant lieu, si le nombre des bénéficiaires est élevé.
Les contrats sont soumis
aux formalités d’enregistrement et de timbre sauf dispense prévue par les lois
et règlements. La tacite reconduction doit être évitée. Les contrats arrivés à
terme doivent être renouvelés si le besoin se fait sentir. Ces contrats doivent
être établis sur la base de demandes de renseignements et de prix ou d’appels
d’offres selon les seuils réglementaires et non par entente directe et sans
autorisation préalable.
La confection d’effets
vestimentaires destinés aux agents de l’Etat doit être confiée aux entreprises,
sociétés ou tailleurs agréés, retenus après un appel d’offres à la suite duquel
la .Direction du Matériel et du Transit Administratif publie la circulaire portant liste des soumissionnaires
autorisés à exercer dans le cadre de l’Administration. A titre exceptionnel,
les tenues spéciales de corps comme ceux des Forces Armées, des Eaux et Forêts
et des Parcs Nationaux, les bonnets, gants et pantoufles du personnel de
3.2.6-Virements de crédits
Ils sont prévus par la
loi organique n° 2001-09 du 15 octobre 2001 relative aux lois de finances mais
doivent être maintenus dans la limite du dixième (1/10è) de la dotation de
chaque chapitre concerné. Leur fréquence trop élevée contribue à donner à la
loi de finances initiale une autre configuration. Ils sont autorisés par arrêté
à condition d’intervenir dans le même chapitre du budget. De chapitre à
chapitre, le virement est autorisé par décret.
3.2.7-Subventions
Les administrateurs de
crédits sont informés qu’en ce qui concerne, aussi bien le Budget Consolidé
d’Investissement que le budget de fonctionnement, il leur revient de procéder à
la préparation des décisions de versement. Les crédits d’investissement ayant
un caractère de dépenses de transfert, à l’exception des contreparties, feront l’objet
de décisions de versement établies par le Ministre chargé des Finances, sur
saisine du Ministre de tutelle du projet.
Le rythme de versement
des subventions est soumis à la règle de modulation des dépenses au même titre
que les autres dépenses de fonctionnement hors personnel.
Concernant le B.C.I. il
s’agit d’une innovation pour répondre à
deux soucis : permettre aux ministères techniques d’exercer pleinement
leur compétence d’administrateur de crédits sur les crédits d’investissement
d’une part et au Ministre de l’Economie et des Finances d’assumer sa mission de
garant des accords de financement, qui postule le respect des engagements en
matière de contrepartie d’autre part.
3.3-Dépenses d’équipement
Les crédits de paiement disponibles sur
les opérations en capital peuvent être reportés sous certaines conditions par
arrêté du Ministre chargé des Finances pour s’ajouter aux crédits ouverts au
titre de la gestion 2005.
3.4-Dépenses
sur les comptes spéciaux du trésor
Le fonctionnement des
comptes spéciaux du trésor est assorti, après le vote de la loi de finances, de
l’adoption du compte prévisionnel.
Les comités de gestion
devront se réunir dans les meilleurs délais afin que les comptes prévisionnels
soient adoptés avant le 12 mars 2005.
A l’exception des
dépenses de personnel, aucun engagement ne peut être effectué avant
l’approbation du compte prévisionnel dont l’élaboration relève de la compétence
du Ministre chargé de la gestion du compte spécial du trésor après avis du
comité de gestion.
Ce compte prévisionnel
doit être soumis ensuite à l’approbation du Ministre chargé de la tutelle du compte spécial du trésor et du Ministre de
l’Economie et des Finances.
* *
*
Je compte sur la collaboration de tous les administrateurs de crédits, ordonnateurs et comptables afin que le budget de l’année 2005 soit exécuté dans de bonnes conditions.
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